Najnowsze zmiany w Kodeksie Pracy

4 maja 2019 r. weszła w życie tzw. ustawa sektorowa, mająca na celu zapewnienie stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Jednymi z najważniejszych, a jednocześnie najbardziej wyczekiwanymi, są zmiany dokonane w Kodeksie pracy.

Dane uzyskiwane od kandydata do pracy

Dotychczasowa regulacja art. 22¹ § 1 k.p. przewidywała, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zebranie tych danych było uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy.

Wskutek nowelizacji uprawnienie do zbierania danych określonych w art. 22¹ § 1 k.p. przerodziło się w obowiązek pracodawcy. Modyfikacji uległ również katalog zbieranych danych. Od 4 maja b.r. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego wykształcenia. Różnica sprowadza się do tego, że Pracodawca nie może już żądać podania przez kandydata do pracy imion rodziców, jednocześnie wprowadzono obowiązek podania kwalifikacji zawodowych.  Ponadto zamiast miejsca zamieszkania kandydat będzie odtąd podawał swoje dane kontaktowe. Co istotne, w art. 22¹ § 2 k.p. (w nowym brzmieniu) sprecyzowano, że pracodawca żąda podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Zatem jeśli kandydat ma być zatrudniony na stanowisku niewymagającym określonych kwalifikacji pracodawca nie może żądać ich potwierdzenia.

Dane uzyskiwane od pracownika

Po nowelizacji dane, których pracodawca żąda od pracownika, określa art. 22¹ § 3 k.p. Dotychczas, pracodawca był uprawniony do żądania, oprócz danych podanych przez kandydata na etapie rekrutacji, dodatkowo:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru PESEL;
• numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Obecnie, oprócz ww. danych, pracodawca ma obowiązek żądać od zatrudnionego pracownika podania miejsca zamieszkania. W konsekwencji, w odróżnieniu od stanu prawnego sprzed nowelizacji, pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika podania jego miejsca zamieszkania przed jego formalnym zatrudnieniem. Jeżeli natomiast na etapie rekrutacji nie istniała podstawa do żądania od kandydata danych dotyczących wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (czyli, jeżeli nie było to wymagane ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko) pracodawca ma obowiązek uzyskać te dane po zatrudnieniu kandydata. W przypadku braku posiadania przez pracownika numeru PESEL, pracodawca żąda podania przez pracownika rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Inne dane osobowe

Danych osobowych, których pracodawca nie ma obowiązku uzyskać od kandydata do pracy lub pracownika zgodnie z art. 22¹ § 1 i 3 k.p. pracodawca żąda, tylko gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W art. 22¹ § 4 k.p. ponownie podkreślona została zmiana kwalifikacji uprawnienia pracodawcy do żądania danych na obowiązek ich żądania.

Uregulowano również wprost kwestię przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracownika. Jest ono dopuszczalne wyjątkowo, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Podstawy przetwarzania danych kandydatów do pracy i pracowników

Przekształcenie w wyniku nowelizacji przepisów Kodeksu pracy uprawnienia pracodawcy do przetwarzania danych osobowych w obowiązek powoduje konieczność weryfikacji klauzul informacyjnych przekazywanych, w realizacji obowiązku określonego w art. 13 lub 14 RODO, kandydatom do pracy w ramach procesów rekrutacyjnych oraz pracownikom w procesie zatrudniania i wykonywania umowy o pracę, pod kątem wskazanych podstaw przetwarzania danych, w szczególności art. 6 ust 1 pkt b lub c RODO.

W kontekście wskazanych wyżej zmian pamiętać również należy, że nowelizacja nie wyłącza możliwości przetwarzania danych osobowych pracowników na podstawie przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO, szczególnie zaś nie wyłącza możliwości przetwarzania danych osobowych pracowników na podstawie uzasadnionego interesu pracodawcy będącego administratorem danych osobowych (por. art. 6 ust. 1 pkt f RODO) po uprzednim przeprowadzeniu testu równowagi.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Nowelizacja pozwala na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy lub pracownika na podstawie ich zgody. . Wskazano, że jeżeli pracodawca nie ma podstawy do przetwarzania danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika wynikającej z przepisów prawa w tym art. 6 lub 9 RODO, przetwarzanie to może następować na podstawie zgody tej osoby. Możliwość przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody kandydata nie dotyczy jednak danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Jednocześnie przetwarzanie przez pracodawcę danych wrażliwych może następować wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Co ważne, brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Monitoring

Regulacja dotycząca monitoringu – art. 22² k.p. - pojawiła się w kodeksie pracy i zaczęła obowiązywać 25 maja 2018 r. Ustawa sektorowa w niewielkim stopniu doprecyzowuje postanowienia kodeksu w tym zakresie, wyraźnie zakazując monitorowania pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej. Dotychczas, monitoring takich pomieszczeń był dopuszczalny po spełnieniu przesłanek z art. 22² § 2 k.p.

Nowością jest również wprowadzenie wymógu uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej– w odniesieniu do monitoringu pomieszczeń sanitarnych. Trzeba podkreślić, żejeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzyskać należ uprzednią zgodę przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.