O czym warto pamiętać delegując pracownika za granicę?

Rozwijając prowadzoną przez siebie działalność, przedsiębiorcy coraz częściej świadczą usługi na rzecz podmiotów z różnych krajów. Niejednokrotnie rozwój ten pociągać za sobą może także oddelegowanie swoich pracowników do pracy za granicą. Jednakże, podjęcie decyzji co do oddelegowania pracowników powinno zostać każdorazowo poprzedzone analizą stosownych regulacji prawnych. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę?

Prawo pracy
Przed oddelegowaniem pracownika do pracy za granicą, pracodawca przede wszystkim powinien zapoznać się szczegółowo z przepisami prawa pracy. W szczególności powinien zwrócić uwagę, jak przepisy będą kwalifikować okoliczności związane z długością pobytu pracownika za granicą, charakterem i miejscem wykonywania pracy, a także relacjami łączącymi w tym okresie pracownika z pracodawcą. W szczególności podstawową kwestią do rozstrzygnięcia dla pracodawcy będzie to, czy okoliczności danego stanu faktycznego przemawiają za tym by uznać, że pracownik znajdzie się w podróży służbowej, czy też należy stwierdzić, że pracownik zostaje oddelegowany do innego miejsca pracy. Odpowiedź na to pytanie będzie odpowiednio determinowała prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika, w szczególności w grę wchodzić może obowiązek wypłaty pracownikowi określonych świadczeń, bądź nawet konieczność zawarcia stosownych porozumień zmieniających wzajemne relacje stron umowy o pracę na okres delegowania.
W odniesieniu do kwestii oddelegowania do pracy za granicą warto zauważyć, iż Państwa Członkowskie Unii Europejskiej są związane przepisami Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Zgodnie z wymienioną dyrektywą, Państwa Członkowskie zobowiązane są zapewnić, by w stosunku do pracownika oddelegowanego obowiązywały w okresie wykonywania pracy za granicą tzw. minimalne warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju, do którego pracownik został skierowany (dotyczy to m.in. maksymalnych okresów pracy i odpoczynku, minimalnego wymiaru płatnych urlopów wypoczynkowych, minimalnej stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny).
Z tych względów, pracodawca przed podjęciem decyzji o oddelegowaniu pracownika powinien zapoznać się z regulacjami prawnymi obowiązującymi w kraju, do którego zamierza delegować swoich pracowników. Może się bowiem okazać, że delegowanie pracowników będzie rozwiązaniem nieopłacalnym z biznesowego punktu widzenia.

Ubezpieczenia społeczne i podatki
Kolejnym niezmiernie istotnym zagadnieniem jest kwestia związana z ubezpieczeniem społecznym pracowników oraz rozliczeniem podatkowym. Ustalenie, któremu reżimowi prawnemu podlegać będzie pracownik jest kluczowe dla spełnienia wszystkich obowiązków w tym zakresie.
Szczegółowe zasady ubezpieczenia społecznego pracowników wykonujących pracę za granicą na obszarze Unii Europejskiej reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 200 z 07.06.2004 r) i rozporządzenia wykonawcze.
Zazwyczaj zarówno pracodawca i pracownik są zainteresowani tym, by w miejsce podstawowej regulacji, zgodnie z którą pracownik podlegałby w zakresie ubezpieczeń społecznych ustawodawstwu państwa, do którego został oddelegowany, miała zastosowanie szczególna zasada, która pozwala podleganie przez pracownika dotychczasowemu ustawodawstwu także w okresie delegacji. Pamiętać przy tym należy, iż zastosowanie powyższego wyjątku obwarowane jest szeregiem warunków, a sam prawodawca europejski w Decyzji nr A2 z dnia 12 czerwca 2009 r. dokonał wykładni przepisów ww. rozporządzenia, w której to decyzji wskazał przykładowe okoliczności, które uniemożliwić będą zastosowanie ww. wyjątkowej regulacji dotyczącej pracowników oddelegowanych. W kontekście powyższego zasygnalizować należy, iż prawodawca europejski duży nacisk kładzie na kwestie zachowania odpowiedniej więzi prawnej i faktycznej w okresie oddelegowania między pracodawcą a pracownikiem oddelegowanym.

Kwestie podatkowe, co do zasady reguluje art. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z powyższym przepisem, pracownik mający miejsce zamieszkania na terytorium Polski będzie podlegał nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich uzyskiwania. Jednakże należy zwrócić uwagę na fakt, że Polska zawarła szereg umów międzynarodowych w przedmiocie unikania podwójnego opodatkowania, które będą w dużym zakresie mogą modyfikować obowiązki podatkowe pracowników oddelegowanych i obowiązki ich pracodawców. Dokonując weryfikacji, w którym państwie pracownik będzie rozliczał się z uzyskanych dochodów, powinno się brać (w znakomitej większości) pod uwagę takie okoliczności jak czas przebywania pracownika na terenie państwa, do którego zostaje oddelegowany oraz to, kto wypłaca pracownikowi wynagrodzenie. Te okoliczności pozwolą na właściwe ustalenie, w którym państwie i na jakich zasadach pracownik będzie rozliczany.

Pozostałe kwestie
Wysyłając pracownika do pracy za granicę, pracodawca powinien zweryfikować również szereg dodatkowych kwestii, w szczególności wynikających z przepisów administracyjnych obowiązujących  w danym państwie. Może się bowiem okazać, że wykonywanie pracy przez pracownika na terenie konkretnego państwa, względnie sam fakt jego pobytu lub zamieszkiwania na terenie danego państwa, będzie wiązał się z dodatkowymi obowiązkami – np. koniecznością uzyskania pozwolenia na pracę, zameldowania, czy też legalizacji, względnie rejestracji pobytu.
Istotne jest również to, aby pracodawca odpowiednio ukształtował swoje relacje z kontrahentem, u którego pracę ma wykonywać oddelegowany pracownik. Prawidłowe ukształtowanie wzajemnych praw i obowiązków wynikających z umowy, powinno z jednej strony zabezpieczyć przed ryzykiem, jakie może naturalnie powstać w wyniku realizacji lub braku realizacji umowy, z drugiej zaś strony, umowa powinna określać status pracownika delegowanego w relacjach miedzy pracodawcą a kontrahentem.
Pracodawca powinien ponadto zadbać o to, aby w odpowiedni sposób ukształtować swoją relację z pracownikiem. Pamiętać bowiem należy o tym, że w przypadku delegowania pracownika do stałej pracy za granicą, konieczne będzie zawarcie z pracownikiem odpowiedniego porozumienia. Pracodawca zatroszczyć się powinien o to, aby porozumienie takie zostało zawarte zgodnie z przepisami prawa pracy i nie naruszało praw pracownika. Co więcej, właściwe ukształtowanie relacji pomiędzy pracodawcą, pracownikiem i kontrahentem zagranicznym, może mieć wpływ na kwestię ubezpieczenia społecznego pracownika.

Powyższe względy jednoznacznie wskazują, że decyzja pracodawcy o oddelegowaniu pracownika do pracy za granicą rodzi dla niego wiele nowych obowiązków i ryzyk. W dokonaniu właściwej analizy wskazanych powyżej aspektów, przedsiębiorcy może pomóc kompleksowa obsługa prawna świadczona zwłaszcza przez wyspecjalizowane kancelarie radcowskie lub adwokackie. Podkreślić bowiem trzeba, że w dużej mierze to właśnie od prawidłowości i zakresu tej analizy zależeć będzie to, czy decyzja pracodawcy dotycząca oddelegowania pracownika nie będzie wiązała się z nadmiernym ryzykiem prawnym, a jednocześnie, czy będzie ona opłacalna z biznesowego punktu widzenia.