Zawarcie umowy między spółką z o.o. a jej członkiem zarządu

Działania compliance są szczególnie ważne na tle umów zawieranych między spółką z o.o. a jej członkiem zarządu. Zgodnie z art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych, sprawy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi zarząd. Jest to również organ upoważniony do jej reprezentacji. Oznacza to, że członkowie zarządu m.in. zawierają umowy w imieniu spółki. Niejednokrotnie zachodzi konieczność zawarcia przez spółkę umowy z członkiem zarządu. Czy w takim wypadku, członek zarządu może zawrzeć umowę w imieniu spółki z samym sobą?

Reprezentacja spółki z  o.o. w umowie z jej członkiem zarządu
Odpowiedź na powyższe pytanie znajduje się w art. 210 Kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Regulacja ta, chociaż na pierwszy rzut oka wydaje się być jasna, w praktyce często sprawia wiele problemów, zwłaszcza w bardziej rozbudowanych stanach faktycznych. Z tego względu w przypadku konieczności zawarcia przez spółkę z o. o. umowy, w którą ma być zaangażowany także członek jej zarządu, istotnym jest odpowiednie uwzględnienie treści przytoczonego przepisu, a w bardziej skompilowanych przypadkach nawet przeprowadzenie stosownej analizy compliance lub powierzenie sprawy kancelarii prawnej do przeprowadzenia.

Art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych nie wyklucza możliwości powołania pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników nawet w spółkach, w których funkcjonuje rada nadzorcza. Oznacza to, że zarówno pełnomocnikowi, jak i radzie nadzorczej przysługuje prawo do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Rzecz jasna, spółka w której nie została powołana rada nadzorcza może być reprezentowana przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu tylko przez pełnomocnika. Prawo korporacyjne nie przewiduje w tym zakresie innej możliwości dla spółki, w której nie działa rada nadzorcza.

Powołanie pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu
Powołanie pełnomocnika w oparciu o art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych, jest czynnością specyficzną. Zasadą prawa spółek jest to, że pełnomocników powołuje zarząd (tj. organ uprawniony do reprezentacji spółki). Jednakże, w przypadku zawierania umowy z członkiem zarządu, pełnomocnik musi być powołany przez zgromadzenie wspólników. W przeciwnym wypadku, umowa zostaje zawarta niezgodnie z przepisami prawa.

Kolejną istotną kwestią z punktu widzenia ważności zawarcia umowy przez spółkę z członkiem zarządu, jest forma udzielenia pełnomocnictwa. Zgodnie bowiem z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Przytoczona regulacja sprawia, że jeżeli przepisy wymagają dla danej umowy np. formy aktu notarialnego, protokół z posiedzenia zgromadzenia wspólników powinien być również sporządzony w formie aktu notarialnego.

Gdy jedyny wspólnik sp. z o.o. jest też jej członkiem zarządu
Art. 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych przewiduje regulację szczególną. Wprowadzono w nim wymóg formy aktu notarialnego dla umów zawieranych przez jedynego członka zarządu, który jednocześnie jest jedynym wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przepis wyłącza również obowiązek reprezentacji spółki przez radę nadzorczą lub pełnomocnika. Sama umowa jest z kolei przesyłana przez notariusza do sądu rejestrowego.

Konsekwencje naruszenia zasad
Naruszenie zasad wyrażonych w art. 210 Kodeksu spółek handlowych skutkuje nieważnością umowy. Szczególnie problematyczną kwestią jest zawarcie umowy z członkiem zarządu przez spółkę, którą reprezentuje pełnomocnik powołany niezgodnie z przepisami (np. przez zarząd zamiast zgromadzenia wspólników). Z jednej strony kwestią sporną jest to, czy i w jakim zakresie zastosowanie może znaleźć przepis art. 103 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, jeżeli pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez spółkę. Z drugiej jednak strony może pojawić się problem, kto w imieniu spółki jest upoważniony do potwierdzenia tej czynności.

Podsumowanie
Znajomość opisywanych wyżej przepisów będzie konieczna w szczególności przy prowadzeniu działalności ujętej w bardziej rozbudowane struktury korporacyjne. Jako przykład może posłużyć sytuacja wspólników, którzy zdecydowali się prowadzić swoją działalność w formie spółki komandytowej z udziałem spółki z o.o. jako komplementariusza. Wynika to bowiem z faktu, że w zdecydowanej większości wspólnicy spółki komandytowej wchodzą w skład zarządu spółki z o.o., która jest komplementariuszem. Taka struktura jest bardzo korzystna z punktu widzenia ograniczenia odpowiedzialności wspólników oraz z podatkowego punktu widzenia, jednakże wiąże się z dodatkowymi wymogami, w tym w szczególności z koniecznością uwzględnienia omawianych przepisów.

Omawiane wyżej zagadnienia mogą ulegać w konkretnych stanach faktycznych dalszemu skomplikowaniu, np. przy zawieraniu umów wielostronnych, gdzie oprócz spółki i jej członka zarządu stronami są jeszcze osoby trzecie. Z powyższych względów, opisywane zagadnienia powinny być każdorazowo przedmiotem stosownej analizy compliance, bowiem prawidłowe ustalenie stanu faktycznego i zastosowanie odpowiednich konstrukcji prawnych jest kluczowe z biznesowego punktu widzenia, a błędnie przeprowadzona analiza może spowodować upadek kluczowej transakcji. Pamiętać przy tym trzeba, że kompleksowa obsługa prawna w zdecydowanym stopniu pomaga zminimalizować ryzyko zawarcia nieważnej umowy.