Stan prawny na: 01.02.2011 r.

W ostatnim czasie daje się zauważyć wzrost zainteresowania wśród przedsiębiorców fakturami w formie elektronicznej, zwanymi popularnie e-fakturami. Doceniane są korzyści płynące ze stosowania e-faktur – przede wszystkim oszczędność związana z brakiem kosztów przesyłek pocztowych, szybkość dostarczania oraz uniezależnienie procesu doręczania od operatora pocztowego. Przedsiębiorcy zwracają uwagę także na wygodę przechowywania oraz możliwość zaoszczędzenia przestrzeni biurowej. Prawidłowe posługiwanie się e-fakturami wymaga jednakże znajomości przepisów prawa, zajmujących się tą dziedziną obrotu.

1. Podstawa prawna

Problematyka e-faktur została uregulowana w wydanym na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249 poz. 1661). Przepisy niniejszego rozporządzenia wdrażają postanowienia dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz UE L 347 z 11.12.2006 r. z późn. zm.). Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r., powodując utratę mocy obowiązującej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz.U. Nr 133 poz. 1119). Nowe rozporządzenie zliberalizowało przepisy dotyczące sposobu i warunków przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasad ich przechowywania.

2. Akceptacja przez odbiorcę

Zgodnie z przepisami rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jest to podstawowy warunek dopuszczalności stosowania przez przedsiębiorcę e-faktur. Co istotne akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Nie wystarcza zatem ustna zgoda kontrahenta na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja może być w każdym czasie cofnięta przez odbiorcę faktur – w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W takiej sytuacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Strony mogą jednakże uzgodnić inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej. Nie może być on jednak dłuższy niż 30 dni od cofnięcia akceptacji przez odbiorcę.

Akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona przez odbiorcę na podstawie wcześniej obowiązującego rozporządzenia –  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. – zachowuje swoją ważność. Tym samym w sytuacji gdy przedsiębiorca dysponuje zgodą odbiorcy na przesyłanie mu e-faktur, może po dniu 1 stycznia 2011 r. nadal przesyłać mu faktury elektroniczne, bez konieczności ponownej akceptacji z jego strony.

3. Warunki przesyłania faktury – autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Oba te pojęcia zostały zdefiniowane w § 2 rozporządzenia. Pod pojęciem autentyczności pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Rozporządzenie wskazuje wprost dwie sytuacje, w których autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane – wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.).

Rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. otwiera jednak możliwość wysyłania e-faktur pocztą elektroniczna bez konieczności opatrywania wysłanej wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym. Do rozstrzygnięcia pozostaje jednakże w tym przypadku kwestia zakresu stosowania § 3 rozporządzenia, zgodnie z którym faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym, bowiem jak wskazano już wcześniej, zgodnie z § 4 rozporządzenia, podstawowymi warunkami przesyłania faktur w formie elektronicznej jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Tym samym koniecznym może sie okazać korzystanie z takiego formatu elektronicznego, który uniemożliwi dokonanie zmiany ujawnionych w fakturze danych. Stąd też, jak się wydaje, nie będą raczej odpowiednie popularne formaty .doc, .docx, .odt, .calc, .xls, natomiast nie powinno być przeszkód w wysyłaniu e-faktur w formacie .pdf czy .xml. Zastosowanie właściwego formatu elektronicznego przez wystawcę faktury jest o tyle istotne, że ciężar dowodu w zakresie zachowania warunku autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktur spoczywa na podatniku. Ostatecznie jednak o powyższych kwestiach zdecyduje praktyka organów podatkowych i orzecznictwo sądów administracyjnych.

4. Przesłanie jednocześnie kilku faktur

Ustawodawca dokonał pewnych ułatwień dla przedsiębiorców w sytuacji, gdy przesyłają oni kilka faktur w formie elektronicznej temu samemu odbiorcy. Wówczas wspólne dla poszczególnych faktur dane mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Warunkiem dopuszczalności takiego postępowania jest przesłanie tych kilku e-faktur jednocześnie.

5. Przechowywanie i udostępnianie e-faktur organom podatkowym i organom kontroli skarbowej

Rozporządzenie nie wprowadza żadnego konkretnego sposobu przechowywania e-faktur. Faktury przesłane drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, byleby zapewniał on autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami. Rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. odeszło od krytykowanej regulacji nieobowiązującego już rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., zgodnie z którą faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane.

Wprowadzona dnia 1 stycznia 2011 r. regulacja w żadnym wypadku nie oznacza permanentnego dostępu organów podatkowych i organów kontroli skarbowej do firmowych dokumentów. Warunkiem koniecznym żądania dostępu do e-faktur będzie wszczęcie postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej. Przepisy rozporządzenia nie modyfikują bowiem obowiązków podatnika wynikających chociażby z Ordynacji podatkowej. Użyty w rozporządzeniu termin „bezzwłocznie” nie oznacza, iż e-faktury mają być doręczone organowi w chwili wystosowania żądania, a jedynie bez zbędnej zwłoki, czyli w jak najkrótszym czasie, bez zwłoki spowodowanej przeszkodami organizacyjnymi, np. nieobecnością w pracy odpowiedzialnego za e-faktury pracownika. Rozporządzenie z 17 grudnia 2010 r. zliberalizowało znacznie przepisy dotyczące udostępniania e-faktur organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej. Brak jest, jak to było pod rządami wcześniejszego rozporządzenia, konieczności zapewnienia powyższym organom natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do e-faktur.

Dodatkowe kryteria przechowywania e-faktur dotyczą przechowywania ich poza terytorium kraju. Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur. Termin „dostęp on-line” nie może być traktowany jako synonim stałego czy nieprzerwanego dostępu. Pojęcie to należy odczytywać jako obowiązek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej łatwego i szybkiego dostępu do e-faktur na ich żądanie i zgodnie z odrębnymi przepisami, a zatem w zakresie wynikającym przykładowo z upoważnienia do kontroli. W praktyce dostęp on-line może oznaczać dostęp do aplikacji, w której faktury są przygotowywane albo przechowywane.

6. Faktury korygujące oraz duplikaty faktur

Zgodnie z nieobowiązującym już rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r., faktury korygujące oraz duplikaty do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej musiały być przesyłane w tej samej formie. Jedynie w szczególnych sytuacjach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiały wystawienie i przesłanie ich w formie elektronicznej, możliwe było wystawienie ich w formie papierowej z zamieszczeniem adnotacji, że faktura korygująca lub duplikat dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. Jako przykład takiej przeszkody rozporządzenie wymieniało cofnięcie przez odbiorcę faktury zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej.

Obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r., w ogóle nie poświęca temu zagadnieniu uwagi. Tym samym należy uznać, że obecnie brak jest przeszkód do wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów do e-faktur w formie papierowej. Nie ma też przeszkód, aby do faktur w formie papierowej wystawiać faktury korygujące czy duplikaty faktur w  formie elektronicznej, z poszanowaniem przewidzianych przez rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. zasad dopuszczalności wystawiania i przesyłania e-faktur.