Ochrona Danych Osobowych

Zespół ochrony danych osobowych funkcjonuje w ramach struktury kancelarii od samego jej początku. Od 2013 r. jego skład stale się rozrasta – obecnie liczy kilkanaście osób. Poszczególni członkowie zespołu posiadają zarówno pogłębioną wiedzę merytoryczną w dziedzinie ochrony danych osobowych, jak i bogate doświadczenie w audytowaniu i wdrażaniu przepisów o ochronie danych osobowych.

W ramach specjalizacji uczestniczyliśmy w ponad 200 projektach wdrażających przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Stale obsługujemy i doradzamy blisko 100 podmiotom w dziedzinie ochrony prywatności, pełniąc także funkcję inspektora ochrony danych bądź wspierając inspektorów w ich codziennej pracy.

Poza wsparciem merytorycznym służymy pomocą także w projektowaniu zamierzeń biznesowych, z uwzględnieniem zasady data protection by design.

Efektem pracy naszego zespołu są nie tylko liczne nagrody i osiągnięcia w branżowych rankingach, ale – co szczególnie dla nas cenne – także zaufanie i rekomendacje naszych klientów.

W czym możemy pomóc?

Do usług, jakie świadczymy w zakresie prawa ochrony danych osobowych należą:

• pełnienie funkcji IOD,
• audyty ochrony danych osobowych,
• dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych,
• analiza ryzyka,
• marketing i media społecznościowe,
• szkolenie i warsztaty z RODO,
• obsługa naruszeń ochrony danych osobowych,
• reprezentacja w postępowaniach przed organem nadzorczym, sądem administracyjnym i powszechnym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.

Pełnienie funkcji IOD

Wykonywanie funkcji inspektora ochrony danych w organizacji. Bieżące wsparcie i doradztwo w ocenie prawidłowości i legalności przetwarzania danych osobowych.

• Monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.
• Informowanie członków organizacji o obowiązkach dotyczących ochrony danych określonych w RODO oraz innych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.
• Udział we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.
• Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 30 RODO. ​
• Udział w procesie analizy ryzyka, w tym we wszystkich projektach biznesowych związanych z przetwarzaniem danych, operacyjnych i pozostałych przypadkach, w których analiza ryzyka musi być przeprowadzone zgodnie z przepisami RODO. Udzielanie zaleceń dotyczących przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonana zgodnie z art. 35 RODO.
• Pełnienie funkcji punktu kontaktowego w relacjach z organem nadzorczym.
• Wsparcie organizacji w kontaktach z osobami, których dane dotyczą.
• Wsparcie organizacji w razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych.

Audyty ochrony danych osobowych

Kompleksowa weryfikacja działalności Klientów pod kątem zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. W ramach audytu Klient otrzymuje raport zawierający stwierdzone naruszenia przepisów oraz wskazówki i rekomendacje dotyczące prawidłowego wdrożenia przepisów o ochronie danych osobowych.

• mapowanie procesów biznesowych z perspektywy RODO
• weryfikacja spełnienia przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych
• weryfikacja stosowanych klauzul informacyjnych
• weryfikacja stosowanych zgód
• weryfikacja podlegania obowiązkowi prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora
• weryfikacja podlegania obowiązkowi wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych
• weryfikacja stosowanych umów powierzenia
• weryfikacja zgodności przekazywania danych osobowych do państw trzecich
• weryfikacja dokumentów wykorzystywanych w relacjach z klientami, w tym weryfikacja języka stosowanego w komunikacji, ustalenie obszarów, które będą wymagały zmian pod kątem klauzul informacyjnych, zgód i polityk prywatności
• ustalenie spełnienia przez systemy teleinformatyczne możliwości realizacji praw podmiotów danych
• analiza możliwości realizacji nowych obowiązków administratora i praw podmiotów danych

Audyt (a następnie proces wdrożenia) może zostać przeprowadzony w dwojaki sposób:

• Wariant I: Realizacja standardowa (klasyczna) polegająca na przygotowaniu dokumentacji w oparciu o pliki word i excel. Część dokumentów ma charakter wytycznych do dalszych działań. Wdrożenie w tej opcji obejmuje opracowanie i udokumentowanie systemu ochrony danych w organizacji w sposób tradycyjny.
• Wariant II: Innowacyjne wdrożenie z wykorzystaniem aplikacji GDPR Risk Tracker (https://gdprrisktracker.pl ), w którym sporządzana jest w sposób zautomatyzowany część obowiązkowej dokumentacji zapewniającej zgodność z RODO, a nadto prowadzona jest analiza ryzyka. Wynik analizy ryzyka określa, jakie działania powinna podjąć organizacja w kontekście konkretnych obowiązków nałożonych przez RODO. Zastosowanie GDPR Risk Tracker przyspiesza i organizuje wdrożenie oraz pomaga utrzymać stan zgodności po jego zakończeniu.

Dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych

Opracowanie kompletnej dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych. Audyt i weryfikacja dokumentów stosowanych przez administratora/procesora. Analiza i dostosowanie dokumentów do konkretnych stanów faktycznych.

• Dokumenty, których obowiązek wdrożenia wynika z przepisów RODO
  • Polityka Ochrony Danych Osobowych
  • Obowiązki informacyjne
  • Polityka retencji danych
  • Schemat retencji danych
  • Wzór zgód na przetwarzanie danych, w tym zgody rodzicielskiej
  • Rejestr DPIA
  • Wzór umowy przetwarzania danych dostawcy
  • Procedura weryfikacji podmiotu przetwarzającego
  • Procedura reagowania i powiadamiania o naruszeniu danych
  • Rejestr naruszeń danych
  • wzór powiadomienia organu nadzorczego o naruszeniu danych
  • wzór powiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu danych
• Dokumenty, które w przypadku spełnienia określonych warunków, mają charakter obligatoryjny
  • Opis stanowiska inspektora ochrony danych
  • Rejestr czynności przetwarzania
  • Rejestr kategorii czynności przetwarzania
  • Standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych osobowych administratorom
  • Standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym
• Dokumenty, które nie są wymagane przez RODO. Jednak może się okazać, że tego rodzaju dokumenty są całkiem przydatne, jeśli chcesz zachować zgodność.
  • Polityka Ochrony Danych Osobowych Pracowników
  • Zasady współpracy z IOD
  • Rejestr informacji o miejscu publikacji Polityki prywatności
  • Rejestr umów powierzenia
  • Procedura realizacji żądań podmiotów danych
  • Metodologia oceny wpływu na ochronę danych
  • Procedura transgranicznego przekazywania danych osobowych
  • Procedura na wypadek kontroli organu nadzorczego
  • Dokumenty regulujące bezpieczeństwo danych osobowych (m.in. Polityka Bezpieczeństwa IT, Polityka Kontroli Dostępu, Procedury Bezpieczeństwa dla Działu IT, Polityka Bring Your Own Device, Polityka powierzania sprzętu służbowego i telepracy, Polityka Czystego biurka i czystego ekranu, Polityka Klasyfikacji Informacji, Polityka Anonimizacji i Pseudonimizacji, Polityka Stosowania Szyfrowania, Plan Odzyskiwania Po awarii, Procedura Audytu Wewnętrznego)

Analiza ryzyka

Analiza ryzyka stanowi podstawę dla prawidłowego wdrożenia RODO, w tym zwłaszcza doboru organizacyjnych, prawnych i technicznych środków zgodności i bezpieczeństwa przetwarzania. W przypadkach wymienionych w RODO administrator zobowiązany jest także wykonać analizę szczegółową tj. ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA)

• Mapowanie procesów biznesowych na czynności przetwarzania dla których wykonana ma być analiza ryzyka lub DPIA
• Przeprowadzenie analizy z wykorzystaniem aplikacji GDPR Risk Tracker
• Dokumentowanie analizy w celu zapewnienia rozliczalności
• Asysta przy podejmowaniu decyzji co do wdrożenia właściwych, adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych lub prawnych

Marketing i media społecznościowe

Analizujemy zgodność działań marketingowych z RODO i przygotowujemy odpowiednią dokumentację. Nasz zakres usług obejmuje aspekty prawne wszelkiego rodzaju aktywności marketingowych.

• Organizacja konkursów
• E-mail marketing
• Performance marketing
• Marketing z wykorzystaniem mediów społecznościowych
• Analityka, w szczególności akcji marketingowych
• Profilowanie
• Obrót bazami danych klientów

Szkolenie i warsztaty z RODO

Wiedza jest jednym z kluczowych elementów zapobiegania ryzyku naruszenia ochrony danych osobowych. Oferujemy szkolenia dedykowane dla przedsiębiorców i pracowników, w tym zwłaszcza osób zajmujących się kwestiami HR, marketingiem, obsługą klienta czy call center. Szkolenia prowadzimy w formule lokalnej, jak i zdalnej – webinarowej i elearnignowej.

• Szkolenia ogólne, wstępne i okresowe z ochrony danych osobowych
• Szkolenia personalizowane dla poszczególnych działów organizacji – marketing, HR, obsługa klienta, sprzedaż, e-commerce, call center itd.
• Warsztaty narzędziowe – aplikacje do obsługi RODO w firmie
• Warsztaty IT i bezpieczeństwo przetwarzania
• Warsztaty z analizy ryzyka i przeprowadzania DPIA
• Szkolenia dotyczycące prowadzenia dokumentacji, przeprowadzania testów równowagi, formułowania klauzul informacyjnych

Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych jest jednym z nowych obowiązków wynikających z RODO. Ocena zaistnienia naruszenia, jak i obowiązku zgłoszenia do Prezesa UODO, wykrycie, sposób przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego wystarczającego do notyfikacji i podjęcie działań mitygujących ryzyko na przyszłość to podstawowe elementy naszej usługi.

• Opracowywanie procedur zarządzania naruszeniami
• Doradztwo przy prowadzeniu dokumentacji naruszeń ochrony danych osobowych
• Ocena naruszenia pod kątem obowiązku zawiadomienia Prezesa UODO oraz podmiotów danych
• Doradztwo przy realizacji procedur notice&takedown

Reprezentacja w postępowaniach przed organem nadzorczym, sądem administracyjnym i powszechnym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych.

Kompleksowe wsparcie Klienta w postępowaniu kontrolnym oraz administracyjnym prowadzonym przez Prezesa UODO. Reprezentacja procesowa w postępowaniach toczących się przed sądami administracyjnymi i powszechnymi.

• Przygotowanie do kontroli organu nadzorczego
• Wsparcie merytoryczne podczas czynności kontrolnych
• Analiza protokołów kontroli oraz sporządzanie zastrzeżeń
• Doradztwo w zakresie realizacji zaleceń i wytycznych Prezesa UODO
• Sporządzenie skarg na decyzje Prezesa UODO
• Udział w postępowaniu sądowym przed WSA w Warszawie i przed NSA
• Reprezentacja w postępowania dotyczących roszczeń cywilnych