Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, dla swojego prawidłowego funkcjonowania powinno zapewnić na każdej płaszczyźnie zgodność własnych działań z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Jedną z takich płaszczyzn jest prawo pracy, nakładające na pracodawców szereg obowiązków, których niewypełnienie może wywołać negatywne konsekwencje. Z pomocą przychodzi wdrożenie odpowiednich narzędzi compliance lub nawet całego systemu compliance w przedsiębiorstwie.
Compliance – co to takiego?
W ujęciu generalnym compliance to zapewnienie takiego działania przedsiębiorstwa, aby w jego funkcjonowaniu nie dochodziło do żadnych nieprawidłowości, w szczególności do niezgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
Na płaszczyźnie prawa pracy compliance oznacza zapewnienie zgodności działań pracodawcy także z takimi źródłami prawa pracy jak regulaminy lub układy zbiorowe pracy. Istotne jest także, by wszystkie akty pracodawcy wydawane w celu wewnętrznej organizacji pracy, spełniały standardy compliance. Pracodawca jest obowiązany do zapewnienia prawidłowości procesu zatrudnienia na każdym etapie – począwszy od rekrutacji pracowników, poprzez zawarcie umowy z pracownikiem, jej wykonywanie, aż do jej rozwiązania oraz wzajemnego rozliczenia się.
Z uwagi na rozległość tematyki, w dzisiejszym poście ograniczymy się do wskazania płaszczyzn szeroko pojętego zatrudnienia, na których w ostatnim czasie doszło do zmian legislacyjnych, rzutujących na obowiązki pracodawcy.
Ochrona danych osobowych pracowników
Niezależnie od etapu zatrudnienia, pracodawca powinien pamiętać o warunkach, jakie musi spełnić, aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że dane, jakich żąda pracodawca od pracownika oraz od kandydata na pracownika w procesie rekrutacji, nie mogą być nadmierne i powinny mieścić się w katalogu z art. 221 Kodeksu pracy.
Szczególną ostrożność powinni zachować pracodawcy, którzy decydują się na wprowadzenie systemu monitoringu wobec pracowników. Tego rodzaju system może być stosowany wyłącznie dla celów bezpieczeństwa lub kontroli procesu pracy. Pracownicy muszą być o nim poinformowani, zaś pracodawcy ma obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia zgromadzonych danych. Niedopuszczalne jest monitorowanie pracowników zmierzające jedynie do śledzenia i kontroli zachowań pracowników.
Ponadto, przedsiębiorcy powinni pamiętać o innych wymogach dotyczących ochrony danych osobowych w zakładzie pracy. Szczególne wymogi nakłada Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), o którym pisaliśmy m.in. tutaj.
Warto pamiętać, że po rozpoczęciu stosowania RODO, na podmioty dopuszczające się naruszeń organ nadzorczy będzie mógł nakładać surowe kary finansowe.
Zawarcie umowy i jej rodzaj
W pierwszej kolejności należy zauważyć, że umowa o pracę powinna zostać zawarta jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeśli umowa nie jest sporządzana w formie pisemnej, wówczas na pracodawcy spoczywa obowiązek pisemnego potwierdzenia pracownikowi – jeszcze przed dopuszczeniem do pracy - ustaleń co do stron, rodzaju umowy i jej warunków.
Jednym z podstawowych zagadnień, których zaniedbanie może wywołać negatywne konsekwencje po stronie pracodawcy, jest wybór właściwej umowy, na podstawie której ma odbywać się świadczenie pracy. Częstym błędem pracodawców jest stosowanie umów cywilnoprawnych, w szczególności umów zlecenia, podczas gdy istniejący stosunek prawny w rzeczywistości odpowiada stosunkowi pracy, czyli takiemu, który zawiera w sobie m.in. podporządkowanie pracownika oraz podleganie kierownictwu pracodawcy.
Jeśli jednakże wolą stron jest zawarcie umowy zlecenia, warto pamiętać, że wiąże się to z obowiązkiem prowadzenia ewidencji godzin pracy zleceniobiorcy, która ma za zadanie potwierdzenie zapewniania przez przedsiębiorcę minimalnej stawki godzinowej, która od 1 stycznia 2017 roku wynosi 13 złotych.
Wypowiadanie umowy
Wypowiadając umowę o pracę należy pamiętać o zachowaniu ustawowych okresów wypowiedzenia, które po nowelizacji Kodeksu pracy obowiązującej od 22 lutego 2016 roku, dotyczą zarówno umów na czas nieokreślony, jak i na czas określony.
Ponadto, bardzo istotne jest, aby w wypowiedzeniu znalazły się wszelkie niezbędne elementy. W szczególności należy tu wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony, a także pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie i terminie odwołania do sądu pracy. Co istotne, od 1 stycznia 2017 roku termin na wniesienie odwołania uległ wydłużeniu z 7 do 21 dni. Pouczenie musi był oparte na aktualnym stanie prawnym i nie może wprowadzać pracownika w błąd. Ostateczne konsekwencje braku pouczenia lub nieprawidłowego pouczenia o prawie i terminie wniesienia odwołania do sądu pracy, może ponieść pracodawca.
Wzajemne rozliczenia
Podpisując z pracownikiem umowę o współodpowiedzialności materialnej należy pamiętać, że od 1 stycznia 2017 roku, powinna ona zostać zawarta na piśmie, a niezachowanie formy pisemnej będzie skutkować nieważnością umowy.
Wraz z nowym rokiem zmianie uległy również zasady wydawania świadectw pracy. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca obowiązany jest do wydania pracownikowi świadectwa pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli pracodawca zamierza nawiązać z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania poprzedniego, wówczas obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje wyłącznie w przypadku złożenia wniosku przez pracownika. Obowiązek wydania świadectwa pracy spoczywa na pracodawcy niezależnie od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Podsumowanie
Częste zmiany legislacyjne, dotykające niemal każdego aspektu zatrudniania pracowników, stanowią duże wyzwanie dla pracodawców. Zapewnienie zgodności działania pracodawcy z normami prawa pracy wymaga bowiem znajomości przepisów i bieżącego śledzenia zmian w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Przydatne w realizacji tego zadania może okazać się profesjonalne wsparcie.
Post Views:
3 067
