Stan prawny na: 06.11.2013 r.

Sprzedaż prowadzona w formie sklepu internetowego staje się dziś coraz bardziej popularna. Niewątpliwie przyczyniają się do tego: powszechny dostęp do sieci, brak konieczności dysponowania większym kapitałem na początku prowadzenia działalności oraz stosunkowo prosta procedura prowadzenia e-sklepu. Warto jednak pamiętać o szeregu obowiązków, spoczywających na prowadzącym taką działalność.

1. Rejestracja działalności gospodarczej

Jeżeli działalność w formie sklepu internetowego jest pierwszą działalnością, którą dany podmiot prowadzi, podstawą jest zarejestrowanie działalności gospodarczej. W zależności od tego, czy na prowadzenie działalności w formie e-sklepu decyduje się osoba fizyczna czy osoba prawna, konieczna jest rejestracja działalności w Ewidencji Działalności Gospodarczej lub w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jednocześnie składany jest wniosek o nadanie numeru REGON i NIP.

Jeśli natomiast dany podmiot prowadzi już działalność i chce ją jedynie rozszerzyć także o formę internetową, konieczne będzie wprowadzenie stosownych zmian w klasyfikacji działalności wg PKD.

Opracowań obejmujących etap rejestracyjny jest wiele, warto więc skupić się na etapie prowadzenia samej działalności, jednocześnie zaznaczając, że niniejszy artykuł nie odnosi się do kwestii wyboru serwera czy domeny, pod którą będzie działał przedsiębiorca. Są to niewątpliwie kwestie podstawowe, nie związane jednak z prawnym ujęciem tematu.

2 .Regulamin sklepu internetowego – zakres, udostępnianie oraz odróżnienie od umowy sprzedaży

Aby zagwarantować przejrzystość relacji z klientami e-sklep powinien dysponować regulaminem, który stanowiłby kompleksowe i czytelne przedstawienie zasad działania sklepu, a także dopełniałby postanowienia umów, zawieranych każdorazowo z klientami. Wskazanie podstawowego zakresu regulaminu, jaki zapewnić powinien przedsiębiorca, a także sposoby jego udostępniania ustawodawca ujął w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zgodnie z przytoczoną regulacją, na usługodawcy ciąży obowiązek określenia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Regulamin taki powinien być usługobiorcy nieodpłatnie udostępniony przed zawarciem umowy. Co ważne, usługodawca powinien być także przygotowany na ewentualne udostępnienie na  żądanie usługobiorcy regulaminu w sposób, który umożliwi pozyskanie, odtwarzanie oraz utrwalenie jego treści.

Regulamin powinien w szczególności wskazywać rodzaje i zakres usług, jakie oferuje przedsiębiorca, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i ewentualnego rozwiązywania umów czy tryb postępowania reklamacyjnego. Dla zapewnienia przejrzystości, regulamin powinien np. określić czy stroną danej umowy może być każdy, czy też oferta kierowana jest wyłącznie w ramach obrotu profesjonalnego – do przedsiębiorców.

Kolejnym, po przedmiocie, istotnym elementem umowy sprzedaży jest cena i sposób jej zapłaty. Regulamin powinien więc precyzować dopuszczane przez przedsiębiorcę sposoby płatności za usługę np. płatność przelewem, kartą kredytową, gotówką.

Przygotowanie i udostępnienie regulaminu przynosi korzyść nie tylko kupującemu, który dzięki niemu uzyskuje kompleksową informację o warunkach ewentualnej umowy, ale i usługodawcy, dając mu możliwość ukształtowania warunków korzystania z oferowanych przez niego usług, zabezpieczenia się przed potencjalnymi roszczeniami ze strony kupujących np. w sytuacji zawieszenia działalności z uwagi na prace serwisowe serwera.

Co istotne, nie należy utożsamiać regulaminu z samą umową sprzedaży, jaka zawierana jest w ramach działalności e-sklepu. Regulamin jest ramowym ujęciem procedury złożenia i realizacji zamówienia. Może też regulować wszelkie dodatkowe kwestie takie jak: zwrot towaru, możliwość oceny produktu, komentowania jakości wykonania usługi. Umowa natomiast powinna wskazywać zasadniczo przedmiot i cenę. W zależności od jej przedmiotu, precyzować zaś należy uprawnienia i obowiązki stron z tytułu realizacji praw i obowiązków w ramach rękojmi czy też gwarancji.

Regulamin powinien także określać precyzyjnie podmiot, który prowadzi dany sklep. Wymóg ten związany jest z bardzo popularnym dziś zjawiskiem tworzenia platform, w ramach których swoje usługi oferuje wielu sprzedawców – tak działają np. portale aukcyjne. W takich wypadkach podmiot prowadzący sklep jest jeden, ale sprzedawca może zmieniać się każdorazowo przy kupowaniu kolejnych produktów.

3. „Polityka prywatności” – obowiązki związane z ochroną danych osobowych

Na przedsiębiorcy, prowadzącym działalność w formie e-sklepu ciążą również obowiązki, wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Należy pamiętać, że w analizowanym wypadku przedsiębiorca, który pobiera od kupującego dane i poza realizacją umowy wykorzystuje je także do celów marketingowych, staje się administratorem danych. Z tego tytułu zobligowany jest do zapewnienia należytej ochrony danych osobowych kupującego. Choć ustawa nie posługuje się takim terminem, powszechnie przyjmuje się, że chodzi tu o tzw. „politykę prywatności”.

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, a dokładnie z art. 24 tej ustawy, w przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych ma obowiązek poinformować tę osobę o:

• adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku,
• celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
• prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania,
• dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Należy mieć na uwadze, ze ust. 2 przytaczanego artykułu, pozwala na pominięcie informacji wskazanych w punkcie 1, jeżeli są one znane osobie, od której dane są pobierane. Jeżeli więc w regulaminie lub stosownej zakładce powyższe informacje są ogólnodostępne, przedsiębiorca nie ma obowiązku ponownego informowania o nich, przy pobieraniu danych od kupującego.

W świetle art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych:

-  jest dopuszczalne tylko za zgodą osoby, której te dane dotyczą,

- jest dopuszczalne, jeśli jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Ustawodawca przewiduje także inne przypadki, w których przetwarzanie danych może nastąpić, jednak pozostają one bez znaczenia dla niniejszego opracowania.

Pobieranie i przetwarzanie danych wiąże się również z obowiązkiem zapewnienia należytej ochrony tych danych. Administratora obciąża tym samym obowiązek dołożenia należytej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą. Ustawodawca wskazuje, że chodzi tu m.in. o zapewnienie, że przetwarzanie danych jest zgodne z prawem czy też, że dane są przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Co ważne, e-przedsiębiorca, jako administrator danych, podlega obowiązkowi zgłoszenia zbioru danych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poza wspomnianymi regulacjami, prowadzący sklep internetowy oraz sprzedawcy oferujący swoje towary w ramach tego sklepu, powinni zwrócić uwagę na regulacje zapewniające ochronę prawa własności przemysłowej i ryzyko możliwych naruszeń tych regulacji np. poprzez publikację na stronie znaków towarowych producentów oferowanych produktów bez ich zgody lub licencji.