Stan prawny na: 01.07.2008 r.

O radach pracowników pisaliśmy już dla Państwa w jednym z wcześniejszych numerów Biuletynu Firmy Prawniczej, jednakże ze względu na to, iż od dnia 24 marca 2008r. wszedł w życie przepis przewidujący obowiązek utworzenia rady pracowników przez pracodawców, prowadzących działalność gospodarczą, zatrudniających co najmniej 50, a nie jak dotychczas co najmniej 100 pracowników, postanowiliśmy kwestię tą opisać jeszcze raz.

Ustawa z dnia 7 kwietnia 2006 roku o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. 2006, nr 79, poz. 550), zwana dalej „ustawą”, określa warunki informowania pracowników oraz przeprowadzania z nimi konsultacji przez pracodawcę za pośrednictwem instytucji rady pracowników. Zgodnie z definicją ustawową informowanie pracowników oznacza przekazywanie radzie pracowników danych w sprawach dotyczących pracodawcy umożliwiających zapoznanie się ze sprawą, zaś przeprowadzanie konsultacji to wymiana poglądów oraz podjęcie dialogu między pracodawcą a radą pracowników.

1. Ustalenie stanu zatrudnienia

Jak wspomniano na wstępie obowiązki nakładane ustawą dotyczą jedynie pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Kluczową zatem kwestią jest ustalenie stanu zatrudnienia w danym zakładzie pracy. Zgodnie z regulacją ustawy ilość zatrudnionych u  pracodawcy pracowników ustala się na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady pracowników. W celu obliczenia tej liczby dodaje się liczby zatrudnionych w kolejnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 6. Co istotne, przy ustalaniu liczby zatrudnionych mających wpływ na liczbę członków rady nie uwzględnia się więc osób samozatrudnionych, wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także pracowników młodocianych. Pracodawca musi pamiętać, iż po osiągnięciu zatrudnienia co najmniej 50 osób jest zobowiązany niezwłocznie podać tę informację do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w jego zakładzie pracy.

2. Liczba członków rady

Liczba członków rady pracowników również uzależniona jest od wielkości zatrudnienia u danego pracodawcy. W skład rady wchodzi:

-          3 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia od 50 do 250 pracowników,

-          5 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia od 251 do 500 pracowników,

-          7 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia powyżej 500 pracowników.

Dodatkowo ustawa przyznała radzie pracowników uprawnienie do ustalenia z pracodawcą liczby członków rady innej niż powyżej wskazane, z tym zastrzeżeniem, że  rada nie może liczyć mniej niż 3 członków.

3. Sposób tworzenia rady

Rada pracowników może zostać utworzona na dwa sposoby, w zależności od tego, czy u danego pracodawcy działają związki zawodowe czy też nie.

A. gdy działa związek zawodowy

W pierwszym przypadku, tworzeniem rady pracowników zajmują się wyłącznie związki zawodowe (reprezentatywne), a dokładniej zarząd organizacji związkowej, który został zobligowany do wybrania członków rady i przekazania pracodawcy informacji o dokonaniu wyboru. Jeżeli jednak w zakładzie pracy działa więcej niż jeden związek zawodowy, to organizacje te wspólnie, według samodzielnie określonych w drodze porozumienia zasad, wybierają radę pracowników i następnie powiadamiają o tym pracodawcę. W powyższych wypadkach obowiązki zatrudniającego sprowadzają się jedynie do poinformowania ministra do spraw pracy o dokonanym wyborze rady na piśmie, sporządzonym według ustawowego wzoru. W sytuacji natomiast, gdy związki zawodowe nie osiągną porozumienia co do wyboru rady w terminie 30 dni od daty rozpoczęcia negocjacji, muszą one zawiadomić pracodawcę o braku porozumienia. Zatrudniający ma wówczas obowiązek, w terminie określonym ustawą – do dnia 23 lipca 2008r., poinformowania pracowników o możliwości powołania rady oraz przysługujących jej uprawnieniach. Następnie do dnia 23 września 2008 r. pracodawca powinien zorganizować wybory do rady spośród kandydatów zgłoszonych przez organizacje związkowe, ale na zasadach, jakie obowiązują u pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe.

B. gdy nie działa związek zawodowy

Powyżej wskazane terminy wiążą również pracodawcę, u którego nie funkcjonują żadne organizacje związkowe albo występują takie, które nie mają statusu reprezentatywnych. W zakładzie pracy bez związków zawodowych organizacja wyborów do rady pracowników przebiega w sposób następujący:

a.      wniosek pracowników - Pracodawca organizuje wybory do rady pracowników na pisemny wniosek grupy co najmniej 10% pracowników. Jeśli pracownicy wniosku nie złożą, zatrudniający nie ma obowiązku tworzyć rady.

b.     zawiadomienie o terminach wyborów oraz zgłaszania kandydatów – jeżeli pracownicy złożą wniosek, o którym mowa w pkt. 1, pracodawca zobowiązany jest określić oraz powiadomić w sposób u niego przyjęty (np. e-mailem, podczas zebrań z pracownikami, poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń lub wysłanie listu poleconego) o terminach:

-          przeprowadzenia wyborów (z ty zastrzeżeniem, że od dnia zawiadomienia do dnia wyborów musi minąć co najmniej 30 dni, zatem powiadomienie nastąpić musi najpóźniej w dniu 24 sierpnia 2008r.),

-          zgłaszania kandydatów na członków rady (termin ten wynosi 21 dni od dnia zawiadomienia).

c.      zgłaszanie kandydatów na członków rady – kandydaci do rady pracowników zgłaszani są na piśmie:

-          przez grupę co najmniej 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia do 100 pracowników,

-          przez grupę co najmniej 20 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia powyżej 100 pracowników.

Zgodnie z ustawą kandydatem (a więc osobą której przysługuje bierne prawo wyborcze) na członka rady może być pracownik, który przepracował u zatrudniającego nieprzerwanie co najmniej jeden rok, chyba że zakład pracy funkcjonuje krócej. Przez okres nieprzerwanego zatrudnienia należy rozumieć sytuację, w której pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie umowy o prace na czas nieokreślony bądź w oparciu o bezpośrednio następujące po sobie terminowe umowy o pracę. Przez przerwę należy rozumieć nawet jednodniowe pozostawanie poza zatrudnieniem u danego pracodawcy. Warto zauważyć, iż do okresu pracy w tym przypadku wlicza się również zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy, jeżeli jego zmiana nastąpiła w trybie art. 23¹ kodeksu pracy (tj. poprzez przejście zakładu pracy na innego pracodawcę), a także w innych sytuacjach, gdy na podstawie odrębnych przepisów nowy pracodawca stał się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

Kandydatem nie może być natomiast:

-          pracownik jednoosobowo kierujący zakładem pracy oraz jego zastępca,

-          pracownik wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (np. zarządu),

-          główny księgowy,

-          radca prawny,

-          pracownik młodociany.

d.     regulamin wyborów do rad pracowników, określający skład i zasady powoływania oraz tryb działania komisji wyborczej dla wyborów ustala pracodawca i następnie uzgadnia z :

-          organizacjami związkowymi, jeśli wybory są efektem braku porozumienia między związkami co do zasad powoływania i funkcjonowania rady,

-          pracownikami w trybie przyjętym u danego zatrudniającego.

Jeżeli regulamin nie zostanie uzgodniony w powyższy sposób w terminie 30 dni od dnia jego przekazania przez pracodawcę, wówczas pracodawca samodzielnie ustala jego treść. Zobowiązany jednak uwzględnić rozstrzygnięcia przyjęte w trakcie jego uzgadniania.

e.      wybory do rad pracowników – wybory organizuje sam pracodawca, jednakże  przeprowadza je komisja wyborcza w sposób określony w regulaminie. Prawo wzięcia udziału w głosowaniu (czynne prawo wyborcze) przysługuje każdemu pracownikowi, z wyjątkiem młodocianych. Pracodawca powinien wyznaczyć datę wyborów na dzień roboczy, rozumiany w tym wypadku jako dzień, w którym pracownicy wykonują pracę. Mogą one zostać przeprowadzone podczas ogólnego zebrania pracowników albo w inny sposób przyjęty w regulaminie, ale nie później niż w ciągu 30 dni od dnia ustalenia regulaminu. Wybory do rady pracowników mają charakter bezpośredni (co oznacza, iż nie można oddać głosu przez pełnomocnika), a głosowanie jest tajne. Wybory są ważne, jeśli weźmie w nich udział co najmniej 50% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeśli poziom uczestnictwa jest niższy, wówczas po upływie 30 dni od dnia wyborów pracodawca musi przeprowadzić ponowne wybory. Te będą ważne bez względu na liczbę pracowników, która weźmie w nich udział. Członkami rady pracowników zostają kandydaci, którzy otrzymali kolejno największą liczbę głosów.

f.        pierwsze posiedzenie rady – pracodawca ma obowiązek zwołać posiedzenie rady w ciągu 30 dni od dnia wyborów. W jego trakcie członkowie rady wybierają ze swojego grona przewodniczącego i uchwalają regulamin działania rady. Kadencja c rady trwa zasadniczo 4 lata od dnia wyboru, a jej członkowie są chronieni przed utratą pracy.

g.      powiadomienie ministra - pracodawca w ciągu 30 dni od dnia wyboru członków rady pracowników przekazuje ministrowi właściwemu do spraw pracy informację dotyczące rady według wzoru określone w załączniku do ustawy.

4. Zakres przekazywanych radzie informacji i konsultacji

W przypadku powstania rady pracowników na terenie danego zakładu pracy, pracodawca będzie obowiązany przekazywać jej informacje dotyczące:

• działalności i sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa oraz przewidywanych w tym zakresie zmian,
• stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,
• działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub w podstawach zatrudnienia.

Pracodawca powinien przekazywać radzie informację w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań, ale także na pisemny wniosek rady pracowników. Zatrudniający podaje radzie informacje w takim terminie, formie i zakresie, aby mogła się ona z nimi zapoznać, przeanalizować ich treść i przygotować się do konsultacji. Ponadto rada posiada prawo do przedstawienia pracodawcy opinii, jeśli większość członków wyrazi zgodę na jej treść. Co więcej, każdy członek rady może zgłosić zdanie odrębne do wspólnej opinii, z którym pracodawca powinien się zapoznać.

Dodatkowo zatrudniający zobligowany jest do przeprowadzania z radą pracowników konsultacji w kwestiach:

• stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia,
• działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub w podstawach zatrudnienia.

Konsultacje powinny odbywać się w terminie, formie i zakresie umożliwiającym pracodawcy podjęcie działań w omawianej sprawie. Ich podstawą mają być informacje przekazane przez pracodawcę, opinia rady pracowników oraz ewentualnie opinie ekspertów, jeśli rada z takich skorzysta. Konsultacje prowadzone w dobrej wierze oraz z poszanowaniem wzajemnych interesów stron, powinny zmierzać do rezultatu w postaci porozumienia zawartego między radą a zatrudniającym.

Pamiętać jednak należy, iż wszelkie uzgodnienia z członkami rady, chociaż są obowiązkowe, to mają charakter wyłącznie opiniodawczy i nie są w jakikolwiek sposób wiążące dla pracodawcy.

5. Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy

W przypadku, gdy pracodawca nie respektuje obowiązków nałożonych na niego ustawą, może on zostać ukarany karą ograniczenia wolności albo karą grzywny. W konsekwencji zatrudniający naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie, jeżeli:

• uniemożliwia utworzenie rady pracowników,
• nie przekazuje informacji o osiągnięciu poziomu zatrudnienia zobowiązującego do tworzenia rady pracowników,
• nie organizuje lub utrudnia wybory rady pracowników,
• nie informuje rady pracowników lub nie przeprowadza z nimi konsultacji w sprawach określonych w ustawie lub utrudnia proces konsultacji,
• dyskryminuje członka rady pracowników w związku z wykonywaniem przez niego czynności wynikających z jego funkcji.